Psychische Gefährdungs-
Die meisten Betriebe machen die PGB nicht oder halbherzig — und jedes Jahr wird dieses Versäumnis in Audits, Bußgeld-Verfahren oder Unfallverfahren aktenkundig. Bei sauberer Durchführung ist sie wirtschaftlich der wahrscheinlich rentabelste Schritt im Personalbereich. Wir gehen das hier kompakt durch — und zeigen, wie Du es mit MindCheck in einer halben Stunde aufgesetzt hast.
Lieber zuerst die manuelle Variante? PDF-Vorlage hier laden →
Was die PGB ist — und was sie nicht ist
Die psychische Gefährdungsbeurteilung — kurz PGB — ist die systematische Untersuchung der psychischen Belastungsfaktoren in Deinem Betrieb. Teil der allgemeinen Gefährdungsbeurteilung nach §5 Arbeitsschutzgesetz, 2013 mit §5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG explizit verankert, seither Pflicht ab der ersten beschäftigten Person. Methodisch standardisiert über die GDA-Leitlinie.
- Keine Therapie — sie erfasst Belastung am Arbeitsplatz, nicht den psychischen Zustand einer Person.
- Kein Mitarbeiter-Stimmungsbarometer — sie misst strukturelle Belastungsfaktoren.
- Keine Burnout-Diagnostik — Diagnose ist Sache der Ärzte. Die PGB ist Prävention auf Strukturebene.
- Keine HR-Maßnahme — sie ist Arbeitsschutz, vom Arbeitgeber verantwortet, nicht delegierbar an HR.
Die sechs Faktorenblöcke nach GDA-Leitlinie
Pro Block bildet MindCheck mit insgesamt 24 Items den GDA-Standard ab. Antwort-Skala 4er-Likert, validiert nach BAuA-Empfehlung.
Arbeitsinhalt / Arbeitsaufgabe
Vollständigkeit der Aufgabe, Handlungsspielraum, Qualifikation, emotionale Anforderungen, Verantwortung.
Arbeitsorganisation
Arbeitszeit (Schicht, Wochenende, Überstunden), Arbeitsablauf (Unterbrechungen, Tempo), Kommunikation/Information.
Soziale Beziehungen
Führungsverhalten, Kollegenverhältnis, Konflikte, Mobbing/sexuelle Belästigung.
Arbeitsumgebung
Physikalische Faktoren mit psychischer Wirkung (Lärm, Klima, Beleuchtung), Arbeitsplatz-Ergonomie, Arbeitsmittel.
Neue Arbeitsformen
Mobiles Arbeiten, ständige Erreichbarkeit, Selbstführung, Entgrenzung.
Weitere Faktoren / spezifische Belastungen
Emotionale Anforderungen (Kundenkontakt, schwierige Gespräche), traumatische Ereignisse, Diskriminierung.
Sieben Schritte — methodisch identisch zur generischen GBU, hier konkret
Die methodische Schrittfolge ist deutschlandweit einheitlich. Auf der Pillar /gefaehrdungsbeurteilung ausführlich beschrieben. Hier die MindCheck-Variante.
Befragung anlegen (5 Min.)
Eckdaten: Betrieb, Anzahl Mitarbeitende, Befragungszeitraum (Empfehlung: 14 Tage). Optional Abteilungs-Cluster für disaggregierte Auswertung.
Belegschaft informieren (1 Tag)
Fertige Info-Mail/-Aushang-Vorlage liegt bei: Pflicht-Erklärung, Anonymitäts-Garantie, Frist. Mit Betriebsrat: BR-Beschluss vorab (Vorlagen verfügbar).
Befragung durchführen (10–14 Tage)
Mitarbeitende öffnen den Link, beantworten 24 Items in ca. 8 Min. plus zwei Freitext-Felder. Strukturell anonym — keine Personen-Zuordnung.
Auswertung (automatisch)
Sobald die Befragung beendet ist: Aggregation pro Belastungsfaktor (Ampel), Hotspot-Identifikation, Freitext-Cluster, Maßnahmenkatalog-Vorschläge, Compliance-Brücke.
Bericht bestellen (Paywall am Bericht)
Anonymisierte Vorschau — wenn passend: Stripe-Checkout, einmaliger Tarif-Preis. Wizard ist und bleibt kostenlos.
Maßnahmen ableiten und umsetzen
Konkrete Maßnahmenliste je Belastungs-Hotspot. Tracking im Dashboard (Verantwortlich, Frist, Wirksamkeitsprüfung) plus Reminder-Mails.
Wirksamkeit prüfen / Re-Befragung
Empfehlung: nach 6–12 Monaten Re-Befragung als Wirksamkeits-Check — methodisch identisch, Du siehst, ob die Hotspots zurückgegangen sind.
Gesamtaufwand für Dich: ca. 30 Minuten aktive Arbeitszeit für Schritt 1+2 — der Rest läuft automatisch oder mit klein-portionierter Begleitung.
Bezahlt wird einmal pro Bericht — nicht pro Mitarbeiter, kein Abo
Externe Dienstleister rechnen für eine PGB in einem KMU mit 50–80 Mitarbeitenden zwischen 1.500 € und 5.000 €. Wir liegen mit Medium bei 599 €. Die Differenz ist Automatisierung — die Methodik ist identisch (GDA-orientiert, 24 Items, Maßnahmenkatalog), das Berater-Honorar fällt weg.
Größere Unternehmen / Konzern-Strukturen → individuelles Setup. Du zahlst erst, wenn der Bericht steht.
Vorlage zum Einstieg — und wann sie an die Grenze stößt
Wenn Du erst mal sehen willst, was in einer psychischen Gefährdungsbeurteilung drin sein muss, ohne gleich ein Tool zu starten — dafür gibt es unsere kostenlose PDF-Vorlage. Sie deckt dieselben 24 GDA-Items ab, die auch im MindCheck-Tool zum Einsatz kommen. Du bekommst sie als ausfüllbares PDF: 12 Seiten, mit Anschreiben, Stammdaten, Fragebogen, Auswertungsbogen, Maßnahmenliste und Dokumentationsblatt.
Wann die PDF reicht: unter 10 Mitarbeitende, kein Betriebsrat, einmalige Anwendung oder als Erst-Orientierung vor einer geplanten Einführung.
- Anonymität: Eine PDF zurück per Mail oder Hauspost ist methodisch nicht anonym — Du siehst Absender, Zeitstempel, Handschrift. Mitarbeitende wissen das und antworten entsprechend sozial-erwünscht.
- Auswertung: 30 Bögen × 24 Items × 4 Skalen = 4.320 Datenpunkte, die in eine Excel-Tabelle wollen. Ein Wochenende-Job, bei jeder Re-Befragung wieder.
- Maßnahmen-Tracking: Eine PDF kann keine Fristen erinnern. Im Audit gefragt „Was ist aus Maßnahme 7 geworden?“ — „weiß ich nicht“ reicht nicht.
- Wiederholung in 2 Jahren: Mit PDF heißt das Excel nochmal, Versand nochmal, Auswertung nochmal. Mit Tool: ein Knopfdruck.
Faustregel: Ab ca. 12 Mitarbeitenden ist MindCheck günstiger als die manuelle Auswertung der PDF — wenn Du Deine Zeit mit einem realistischen Stundensatz multiplizierst. Ab 25 MA ist die PDF nicht mehr empfehlenswert; spätestens bei einem Betriebsrat geht es organisatorisch nur noch über ein Tool, weil der Anonymitätsnachweis sonst zur Zerreißprobe wird.
Wer ist verpflichtet — und wie oft die PGB läuft
§5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG macht aus der psychischen Gefährdungs- beurteilung eine Arbeitgeberpflicht — seit 2013 explizit, ohne Mitarbeiter-Untergrenze. Wer denkt, das gilt nur für Großbetriebe, hat das Gesetz nicht gelesen.
Der Arbeitgeber — ab der ersten Mitarbeiterin
Verpflichtet ist der Arbeitgeber — die Person oder Gesellschaft, die den Arbeitsvertrag unterschreibt. Du kannst die Durchführung delegieren (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Tool wie MindCheck), die Verantwortung bleibt bei Dir. Wenn etwas schiefläuft, fragt die Behörde Dich — nicht den Dienstleister.
Die Pflicht beginnt ab der ersten Mitarbeiterin oder dem ersten Mitarbeiter. Es gibt keine 10er-, 20er- oder 50er-Schwelle — anders als bei Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragtem.
Es gibt keinen pauschalen Rhythmus im Gesetz. Was es gibt, sind Anlässe:
- Neuer Arbeitsplatz oder neue Tätigkeit (Stelle, Abteilung)
- Wesentliche Veränderung der Arbeitsmittel, -verfahren, -organisation (Schichtsystem, Restrukturierung, neuer Hauptkunde)
- Neue Erkenntnisse zu Gefährdungen (Unfall, arbeitsmedizinische Anzeige, BR-Initiativrecht)
- Veränderte rechtliche Grundlagen (BG-Vorgaben, gesetzliche Neuerungen)
In der Praxis hat sich ein 2-Jahres-Rhythmus als Best Practice etabliert. Das steht nicht im Gesetz, aber Arbeitsschutzbehörden sehen das wohlwollend; bei längeren Intervallen wirst Du im Audit erklären, warum nicht häufiger.
Branchenspezifisch: BGW (Pflege/Gesundheit) und VBG (Verwaltung/Büro) sehen häufig ein jährliches Monitoring vor — nicht zwingend volle Neubefragung, aber Maßnahmen-Wirksamkeitscheck. BG Bau und BGHM lassen mehr Spielraum, weil die psychische Belastung in diesen Branchen weniger fluktuationsabhängig ist.
Was Du nachweisen können musst
- Welche Beurteilungseinheiten Du gebildet hast (Cluster pro Tätigkeit/Bereich)
- Welche Gefährdungen ermittelt und bewertet wurden (Methodik, Ergebnis)
- Welche Maßnahmen Du daraus abgeleitet hast (Maßnahmenliste, Verantwortliche, Fristen)
- Ob die Maßnahmen umgesetzt wurden (Status-Tracking)
- Ob sie gewirkt haben (Wirksamkeitsprüfung — explizit Pflicht aus §3 Abs. 2 ArbSchG)
Aufbewahrungsfrist: keine starre Vorgabe im ArbSchG, in der Praxis mindestens bis zur nächsten PGB plus ein Jahr. Wir empfehlen 6 Jahre analog zu anderen arbeitsschutzrechtlichen Dokumenten. MindCheck deckt die Dokumentation strukturell ab: Bericht-PDF mit Methodik-Anhang, Maßnahmen-Dashboard mit Status, automatische Wirksamkeitsprüfung über Re-Befragung. Im Audit zeigst Du den Ordner — oder den MindCheck-Account.
Was bei Nichterfüllung konkret passiert (Bußgeld-Spannen, Unfall-Regress, Whistleblower-Verfahren), steht weiter unten unter „Was bei Nichterfüllung passiert“ — kurz: bis 30.000 € Bußgeld pro Verstoß (§25 ArbSchG), realistisch 5.000–10.000 € je Behörde und Betriebsgröße, plus Regressrisiko bei Personenschaden.
Was bei Nichterfüllung passiert — drei Szenarien, ungeschönt
Routine-Begehung.
BG oder Gewerbeaufsicht fragt nach der PGB. Liegt nichts vor: Mängelanzeige, Frist 6–12 Monate. Bei Wiederholung/Vorsatz: Bußgeld bis 30.000 € (§25 ArbSchG). Realistisch 5.000–10.000 € je nach Behörde und Betriebsgröße.
Arbeitsmedizinische Anzeige.
Mitarbeitender wird krank (Burnout, Depression), Arzt meldet berufsbedingten Zusammenhang. BG prüft, ob die Belastung in der PGB als Risiko erkannt wurde. Falls nicht: Regress, ggf. strafrechtliche Prüfung nach §229 StGB / §222 StGB.
Konflikt mit Betriebsrat oder Beschwerde.
BR hat ein Initiativrecht (§87 BetrVG), Mitarbeitende können sich an die Arbeitsschutzbehörde wenden. Wird die PGB systematisch nicht gemacht und das wird zum Streit: Du verlierst — Bußgeld + Reputation.
Wirtschaftlich kommt der nicht-juristische Kostenblock dazu: psychische Erkrankungen sind in der BAuA-Statistik 2024 der zweitstärkste Krankheitsblock. Wer die PGB systematisch ignoriert, lässt einen messbaren Hebel auf den Krankenstand liegen.
Maßnahmenkatalog — was nach dem Bericht konkret passiert
Eine PGB ohne Maßnahmen ist juristisch eine halbe Sache (§3 Abs. 2 ArbSchG verlangt das Ableiten und die Wirksamkeitsprüfung). Logik: Substitution → technisch → organisatorisch → personenbezogen. Die wirksamsten Maßnahmen sind die strukturellen, nicht die personalisierten.
Hotspot „Arbeitsorganisation“
z. B. Termindruck, ständige Unterbrechungen
Wirksamste Maßnahmen: organisatorisch (Schichtsystem reformieren, Fokus-Zeiten einführen, Meetings reduzieren). Wenig wirksam: einzelne Resilienz-Schulungen ohne Strukturveränderung.
Hotspot „Soziale Beziehungen“
z. B. Führungsverhalten, Konflikte
Wirksamste Maßnahmen: Führungskräfte-Entwicklung (organisatorisch + personenbezogen), Konfliktmanagement-Strukturen, externer Coaching-Zugang. Mental-Health-Apps wirken hier flankierend.
Hotspot „Weitere Faktoren / emotionale Anforderungen“
z. B. Kundenkontakt, schwierige Inhalte
Wirksamste Maßnahmen: strukturelle Entlastung (Rotation, Pausenregeln), gleichzeitig professioneller Mental-Health-Zugang (App, Beratung), bei traumatischen Inhalten ggf. Supervision.
In allen drei Fällen lohnt es sich, die finanziellen Hebel mitzudenken — und genau hier kommt VitalPro ins Spiel.
Aus der Pflicht wird Wirkung.
§3 Abs. 2 ArbSchG verlangt das Ableiten wirksamer Maßnahmen. Die meisten Betriebe scheitern hier — nicht aus Unwillen, sondern weil sie die Maßnahmen-Welt unterschätzen. Konkret: zwei Steuer-/Förder-Hebel, die unbeachtet bleiben.
VitalPro — wenn Erschöpfung und Stress die Treiber sind
Betriebliche Krankenversicherung mit Vorsorgebausteinen, Mental-Health-App, Facharztnavigation. Krankenkasse muss laut §20b SGB V ohnehin Geld für betriebliche Gesundheitsförderung bereitstellen — 99 % der Betriebe nutzen das nicht.
WerkWohl — wenn Zukunfts- und Existenzangst die Treiber sind
Betriebliche Altersversorgung (bAV) mit modernen Konditionen, betriebliche BU und Zeitwertkonten. Entgeltumwandlung steuer- und sozialabgabenfrei — der AG-Zuschuss von 15 % ist seit 2022 Pflicht.
Förder-Hinweis: Krankenkassen sind nach §20b SGB V verpflichtet, mindestens 3,15 € pro Versicherten und Jahr für betriebliche Gesundheitsförderung auszugeben — die Beratung dazu ist kostenfrei.
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Was MindCheck konkret kann — und was nicht
- Wizard zur Befragungs-Erstellung (5 Min.)
- Versand-Link mit anonymem Zugang für Mitarbeitende
- 24 GDA-orientierte Items + 2 Freitext-Felder pro Befragung
- Strukturell anonyme Auswertung (Aggregation ab Mindestmenge)
- Auswertungs-Bericht als PDF (30–40 Seiten) mit Maßnahmenkatalog
- Maßnahmen-Tracking im Dashboard mit Fristen und Wirksamkeitsprüfung
- Erinnerungs-Mails (Cron-Job, daily)
- Wiederholungs-Funktion für die nächste Befragung (alle 2 Jahre)
- Compliance-Brücken-Sektion im Bericht (VitalPro/WerkWohl-Hebel)
- Keine körperliche Gefährdungsbeurteilung (Lärm, Heben, Maschinen) — dafür BG / FaSi / Branchen-Kataloge.
- Keine Therapie, keine Mitarbeiter-Diagnostik — wir messen Belastung auf Struktur-Ebene.
- Keine Rechtsberatung im Einzelfall — wir nennen die §§ und die Methodik, im Konflikt-/Audit-Fall ist Dein Arbeitsschutz-Anwalt zuständig.
- Keine Garantie auf Akzeptanz durch eine konkrete BG — wir sind GDA-orientiert. Wenn Deine BG eigene Items zusätzlich verlangt, müssen die im Einzelfall ergänzt werden.
Häufige Fragen zur psychischen Gefährdungsbeurteilung
Ist die psychische Gefährdungsbeurteilung wirklich Pflicht — oder nur „empfohlen“?
Pflicht. §5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG, seit 2013 explizit. Ab der ersten Mitarbeiterin, keine Ausnahmen für KMU.
Ab welcher Mitarbeiterzahl beginnt die Pflicht?
Bei einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Es gibt keine Schwelle wie bei Betriebsrat (5+) oder Datenschutzbeauftragtem (20+). Auch Minijobber und Praktikantinnen zählen.
Reicht MindCheck als alleinige Methode — oder muss ich daneben noch etwas tun?
MindCheck reicht für die psychische Gefährdungsbeurteilung als methodisch fundierte Komplettlösung. Du brauchst daneben weiterhin die körperliche GBU (über FaSi / BG-Katalog), die übliche Dokumentation, ggf. arbeitsmedizinische Vorsorge.
Wie ist die Anonymität bei MindCheck strukturell gelöst?
Drei Mechanismen: (a) keine personalisierte Anmeldung — Mitarbeitende öffnen einen Token-Link ohne Login. (b) Aggregation erst ab Mindestmenge pro Cluster (Standard: 5 Antworten) — kleinere Cluster werden zusammengelegt. (c) keine IP- oder Browser-Fingerprint-Speicherung. Im Bericht stehen nur Aggregate, niemals Einzelantworten.
Was, wenn die Befragung zu wenig Rücklauf hat?
Faustregel: Rücklauf 60 %+ ist gut, 40–60 % ausreichend, unter 40 % methodisch grenzwertig. MindCheck zeigt Dir den Rücklauf in Echtzeit, schickt automatische Erinnerung an Nicht-Antworter (anonymisiert) und lässt Dich den Befragungszeitraum verlängern, wenn nötig.
Können Mitarbeitende mehrfach antworten?
Nein — jeder Token ist einmalig gültig. Wenn jemand den Link weitergibt, kann der zweite Empfänger nicht mehr antworten.
Wie lange dauert die Befragung für die einzelne Mitarbeiterin?
Median bei der Validierung: 8 Minuten. Inkl. Freitext und Nachdenken: 10–12 Minuten. Die Items sind nach BAuA-Empfehlung formuliert und in Test-Runden auf Verständlichkeit geprüft.
Was bekomme ich nach Bezahlung — sofort den Bericht?
Ja. Stripe-Checkout, sofortige PDF-Erstellung, Download und E-Mail-Versand. Kein Warte-Modell, keine „Bericht in 2–3 Tagen“.
Kann ich MindCheck ausprobieren, bevor ich zahle?
Ja. Du kannst den Wizard komplett kostenlos durchlaufen — einschließlich Befragungs-Anlage und Testmodus. Bezahlt wird erst beim Bericht-Bestellen. Wenn Du den Bericht nicht haben willst, zahlst Du nichts.
Was ist mit dem Betriebsrat — muss ich da etwas beachten?
Ja. Jede Mitarbeiterbefragung ist nach §87 Abs. 1 Nr. 1, 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. BR-Beschluss vor Versand erforderlich. MindCheck stellt eine Vorlagen-Betriebsvereinbarung bereit, in der Anonymitätsnachweis, Schwellen-Logik und Auswertungsformat dokumentiert sind. Erfahrungswert: mit dieser Vorlage geht der Beschluss meist binnen ein bis zwei BR-Sitzungen.
Wie ist das mit der DSGVO?
MindCheck arbeitet als Auftragsverarbeiter. Es gibt einen abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als Standard-Vorlage, den Du als Auftraggeber unterschreibst. Daten werden in der EU verarbeitet (Supabase Frankfurt). Speicherdauer: bis zum nächsten Bericht plus 6 Jahre, Löschanfragen jederzeit möglich.
Ist MindCheck als Anbieter für meine Berufsgenossenschaft akzeptiert?
MindCheck arbeitet GDA-orientiert — die GDA-Leitlinie ist die methodische Grundlage, die alle BGs als Mindeststandard akzeptieren. Branchen-spezifische Zusatz-Items (z. B. BGW-Pflege-Items zu Schichten in der Pflege) können bei Bedarf ergänzt werden. „Akzeptiert“ im Sinne einer Zertifizierung gibt es bei keinem Anbieter — die GBU bleibt Verantwortung des Arbeitgebers, der Anbieter liefert nur Methodik und Werkzeug.
Aufsetzen, durchführen, abschließen — kostet nichts.
Den Wizard kannst Du komplett durchspielen, bevor Du Dich entscheidest. Bezahlt wird erst der freigeschaltete Bericht — der Tarif richtet sich nach Deiner Mitarbeiterzahl.