Gefährdungsbeurteilung-Vorlage — als PDF, ausfüllbar, in Deiner Sprache
Du brauchst eine Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung — nicht in zwei Wochen, sondern jetzt. Hier ist sie: 24 GDA-Items, Anschreiben, Auswertungs- und Maßnahmenbogen. Kostenlos, ohne Abo. Wenn Du sie öffnest und merkst „eigentlich will ich das nicht in Word machen, sondern einmal sauber digital“ — dafür gibt es einen Knopf weiter unten.
GDA-orientierter psychischer Teil — und was die Vorlage bewusst nicht ist
Diese Vorlage ist der psychische Teil Deiner Gefährdungs- beurteilung. Sie deckt die sechs Belastungsfaktoren ab, die die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) als verbindliche Mindeststruktur vorgibt: Arbeitsinhalt, Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen, Arbeitsumgebung, neue Arbeitsformen, weitere Faktoren. Insgesamt 24 Items, abgeleitet aus der GDA-Leitlinie für die psychische Gefährdungsbeurteilung.
- Keine Vorlage für den körperlichen Teil (Lärm, Heben, Gefahrstoffe, Maschinen) — dafür haben die Berufsgenossenschaften eigene Kataloge.
- Keine Garantie, dass Deine Berufsgenossenschaft sie 1:1 akzeptiert. Sie ist GDA-orientiert, das ist der gemeinsame Nenner.
- Keine Software. Versand, Anonymisierung, Auswertung und Dokumentation machst Du selbst — bei mehr als zehn Mitarbeitenden wirst Du es spätestens bei Punkt drei verfluchen.
Was drin ist — sieben Abschnitte, ca. 12 Seiten
Die PDF ist druckbar und am Bildschirm bearbeitbar. Mitarbeitende brauchen kein Word, kein Excel, keine App.
Vier Punkte, an denen die PDF teurer wird als ihr „kostenlos“-Etikett
Anonymität ist Vertrauenssache — und auf Papier sehr schwer.
Die GDA verlangt eine ehrliche Antwort. Mitarbeitende geben sie aber nur, wenn sie sicher sind, dass sie nicht zugeordnet wird. Eine PDF, die per Mail zurückgeschickt wird, ist nicht anonym — Du siehst Absender, Zeitstempel, Schreibstil. Selbst wenn Du es ehrlich meinst: Die Belegschaft glaubt es Dir nicht.
Auswertung von Hand ist eine Wochenend-Arbeit.
30 Bögen, 24 Items, vier Skalen, sechs Belastungsfaktoren — das sind 4.320 Datenpunkte, die in eine Excel-Tabelle wollen. Wer das einmal gemacht hat, macht es nicht zweimal.
Maßnahmen-Tracking lebt nicht in einer PDF.
§3 Abs. 2 ArbSchG verlangt nicht nur das Erfassen, sondern auch das Ableiten von Maßnahmen — und die Prüfung ihrer Wirksamkeit. Eine PDF kann das nicht; sie ist nach Tag eins eingefroren. Im Audit wirst Du gefragt: „Was ist aus Maßnahme 7 geworden?“ — und „weiß ich nicht“ reicht nicht.
Wiederholung in zwei Jahren — wieder von vorn.
Eine PGB ist kein Einmal-Akt. Spätestens bei jedem wesentlichen Anlass und als Praxis-Standard alle zwei Jahre wirst Du wieder durch die gleiche Schleife laufen. Mit einer PDF heißt das: Excel nochmal, Versand nochmal, Auswertung nochmal.
Wenn Du mehr als zehn Mitarbeitende hast — die digitale Variante
MindCheck ist die digitale Variante derselben 24 Items. Statt PDF-Versand: Du erstellst einen Link, schickst ihn an die Belegschaft, jede Person antwortet anonym in ca. 8 Minuten, die Auswertung läuft automatisch, der Bericht ist nach Befragungsende fertig. Bezahlt wird einmal pro Bericht — kein Abo, nicht pro Mitarbeiter.
Größere Unternehmen oder Konzern-Strukturen → individuelles Setup. Du zahlst erst, wenn der Bericht steht. Der Wizard ist kostenlos durchspielbar. Alle Pakete im Detail →
Vorlage runterladen oder Tool nutzen — was passt zu Dir?
Was nach der Vorlage kommt — die zwei Pflichten, die niemand erwähnt
§5 ArbSchG zusammen mit §3 ArbSchG verlangt drei Schritte: Erfassen (das macht die Vorlage), Ableiten konkreter Maßnahmen aus den festgestellten Belastungsbereichen, und Wirksamkeit prüfen — und dokumentieren, was die Maßnahme bewirkt hat. Ein PGB-Bericht ohne Maßnahmen ist juristisch eine halbe Sache. Und wirtschaftlich: jeder unbearbeitete Belastungsbereich kostet weiter.
Genau hier setzt unser Schwesterprodukt VitalPro an: ein schlüsselfertiges betriebliches Gesundheitskonzept — bKV mit Vorsorgebausteinen, Mental-Health-App, Facharztnavigation, betriebliche Altersvorsorge. Die zwei steuerlichen Hebel: §3 Nr. 34 EStG bis zu 600 €/MA/Jahr steuerfrei (zertifizierte Gesundheitsmaßnahmen) und §8 Abs. 2 EStG 50 €/Monat Sachbezugsfreigrenze für die bKV. Beide Töpfe unabhängig, vollständig kombinierbar.
Häufige Fragen zur PGB-Vorlage
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Du gibst Deine E-Mail an, bekommst die PDF sofort per Mail. Kein Abo, kein Hintertürchen.
Ist die PDF-Vorlage „rechtssicher“?
Nein — diese Formulierung verwenden wir bewusst nicht. Die Vorlage ist GDA-orientiert, das heißt: Sie deckt die Methodik der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie ab und ist damit eine fundierte Ausgangsbasis. Ob Deine Berufsgenossenschaft im konkreten Fall zusätzliche Anforderungen stellt (z. B. branchenspezifische Items), prüfst Du im Zweifel direkt bei Deiner BG.
Bin ich gesetzlich verpflichtet, das zu machen?
Ja, ab einer Mitarbeiterin. Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung — inklusive psychischer Belastungsfaktoren — ergibt sich aus §5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG, eingeführt 2013. Es gibt keine Mitarbeiter-Untergrenze, anders als bei Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragtem.
Wie oft muss ich die PGB machen?
Es gibt keine pauschale Frist im Gesetz. Wiederholt wird sie bei wesentlichen Veränderungen (z. B. Restrukturierung, Wechsel der Arbeitsmittel, neue Schichtsysteme). In der Praxis hat sich ein 2-Jahres-Rhythmus als Best-Practice etabliert, weil Arbeitsschutzbehörden bei längeren Abständen genauer hinschauen.
Welche 24 Items sind in der Vorlage?
Die 24 Items decken die sechs GDA-Belastungsfaktoren ab: Arbeitsinhalt (z. B. Vollständigkeit der Aufgabe, Handlungsspielraum), Arbeitsorganisation (z. B. Arbeitszeit, Arbeitsablauf), soziale Beziehungen (Kollegen, Vorgesetzte), Arbeitsumgebung (Lärm, Klima, ergonomische Gestaltung — Schnittmenge mit dem körperlichen Teil), neue Arbeitsformen (mobile Arbeit, ständige Erreichbarkeit), sowie weitere Faktoren (z. B. emotionale Anforderungen). Die konkreten Item-Texte stehen im Inhaltsverzeichnis der PDF.
Wie anonym ist die Auswertung wirklich?
In der PDF-Variante: so anonym, wie Du es selbst sicherstellst. Wenn Du sie per Mail zurückbekommst, ist sie es nicht. Empfehlung: anonyme Briefumschläge mit Sammelpostbox oder eine Drittlösung (Dropbox-Link, externe Plattform). In MindCheck ist die Anonymität strukturell gelöst — keine Zuordnung zu Person möglich, nur Aggregate ab definierter Antwort-Mindestmenge.
Was kostet MindCheck im Vergleich zur PDF?
Die PDF ist kostenlos. MindCheck startet bei 399 € einmalig (bis 25 Mitarbeitende), bezahlt wird erst, wenn Du den Bericht bestellst. Wenn Du Deine Zeit für die manuelle Auswertung mit einem realistischen Stundensatz multiplizierst, ist MindCheck ab ungefähr 12 Mitarbeitenden günstiger als die PDF-Variante.
Kann ich die Vorlage auch für andere Bereiche der GBU nutzen — Lärm, Heben, Gefahrstoffe?
Nein. Diese Vorlage deckt ausschließlich den psychischen Teil ab. Für den körperlichen Teil gibt es Branchen-Kataloge der Berufsgenossenschaften (z. B. BGW für Pflege, BG Bau für Bau, BGHM für Holz und Metall). MindCheck deckt ebenfalls nur den psychischen Teil ab — die beiden Welten sind getrennt zu beurteilen.
Muss ich die Ergebnisse aufbewahren — und wenn ja, wie lange?
Ja. Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist Pflicht (§6 ArbSchG). Aufbewahrungsfrist: keine starre Vorgabe aus dem ArbSchG, in der Praxis mindestens bis zur nächsten PGB plus ein Jahr — wir empfehlen 6 Jahre analog zu anderen arbeitsschutzrechtlichen Dokumenten. Bei Audits oder im Streitfall (z. B. arbeitsmedizinische Anzeige) wird die Dokumentation vorgelegt.
Habe ich die Pflicht erfüllt, wenn ich die PDF ausfülle?
Du hast Schritt 1 erfüllt (Erfassung). Schritt 2 (Maßnahmen ableiten) und Schritt 3 (Wirksamkeit prüfen) musst Du selbst machen — die Vorlage gibt Dir dafür einen Maßnahmen-Bogen, die eigentliche Arbeit liegt aber bei Dir. Aus diesem Grund ist die PGB kein einmaliger Vorgang, sondern ein Prozess.
Was ist, wenn die Vorlage Mängel in meinem Betrieb aufdeckt?
Genau das ist ihr Zweck. §3 Abs. 2 ArbSchG verlangt, dass Du aus festgestellten Belastungen Maßnahmen ableitest. Maßnahmen können organisatorisch sein (Schichtsystem ändern), personell (Führungskräfte schulen), oder finanziell (Gesundheitsmaßnahmen über §3 Nr. 34 EStG / §20 SGB V). Wir helfen mit VitalPro beim letzten Punkt — der oft der wirksamste und steuerlich attraktivste ist.
Brauche ich für MindCheck einen Betriebsrat-Beschluss?
Wenn Du einen Betriebsrat hast: ja, jede Form der Mitarbeiterbefragung ist mitbestimmungspflichtig (§87 Abs. 1 Nr. 1, 6 BetrVG). MindCheck ist darauf ausgelegt — Du kannst dem Betriebsrat den Anonymitätsnachweis, die Schwellenlogik und das Berichtsformat vorab zeigen. In der Praxis ist das mit einer externen Lösung schneller einverstanden als mit einer Inhouse-Excel.