Gefährdungs-
Wenn Du Mitarbeitende hast, hast Du eine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz, die viele Geschäftsführer entweder verdrängen oder mit einer Word-Vorlage „abhaken“. Wir gehen den Weg in fünfzehn Minuten Lesezeit so durch, dass Du danach genau weißt: was Du machen musst, was Du delegieren kannst, was Du selbst entscheiden musst — und an welcher Stelle Du Geld sparst statt verbrennst.
Was ist eine Gefährdungsbeurteilung — die kurze Antwort
Eine Gefährdungsbeurteilung (kurz: GBU) ist die systematische Untersuchung Deines Betriebs auf alle Gefährdungen, denen Mitarbeitende durch ihre Arbeit ausgesetzt sind. Sie ist die Grundlage für jeden Arbeitsschutz-Maßnahmenplan und nach §5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Pflicht für jeden Arbeitgeber — ab der ersten Mitarbeiterin.
In einem Satz: Du listest auf, wo es im Betrieb gefährlich werden kann, bewertest jede Gefährdung, leitest Maßnahmen ab, prüfst nach einer Weile, ob sie wirken — und dokumentierst alles.
Die Pflicht ist nicht neu (ArbSchG 1996), aber 2013 deutlich erweitert: Seitdem gehört die psychische Belastung explizit dazu (§5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Genau dieser Teil wird in der Praxis am häufigsten übersehen — und ist gleichzeitig der Teil, der wirtschaftlich am meisten kostet.
Wer ist verpflichtet — und ab wann
Wenn Du mindestens eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter beschäftigst, bist Du verpflichtet. Es gibt keine 10-, 20- oder 50-MA-Schwelle — anders als bei Betriebsrat, Datenschutzbeauftragtem oder Schwerbehindertenbeauftragtem.
Verpflichtet ist der Arbeitgeber. Du kannst die Durchführung delegieren (an eine Fachkraft für Arbeitssicherheit, einen Betriebsarzt, externe Dienstleister, Tools wie MindCheck) — aber die Verantwortung bleibt bei Dir. Wenn etwas schiefläuft, wird der Arbeitgeber gefragt, nicht der Dienstleister.
- nur Minijobber beschäftigst
- in einer Homeoffice-Konstellation arbeitest (häuslicher Arbeitsplatz mit anderen Anforderungen als der Betriebsstandort)
- als Solo-Selbstständige:r Mitarbeitende über kurzfristige Beschäftigung einsetzt (Werkverträge: nein, kurzfristige Beschäftigung: ja)
- Auszubildende beschäftigst (zusätzlich JArbSchG für Jugendliche)
- Praktikantinnen beschäftigst (auch Pflicht-Praktikum)
Die zwei Welten der GBU — körperlich und psychisch
Beide sind Pflicht. Beide werden getrennt beurteilt. MindCheck deckt nur die psychische Hälfte ab — bei der körperlichen verweisen wir Dich an Deine Berufsgenossenschaft.
Was beurteilt wird
Methodisch standardisiert über die GDA-Leitlinie. Mit MindCheck digital.
| Arbeitsinhalt | Vollständigkeit der Aufgabe, Handlungsspielraum, Qualifikation |
| Arbeitsorganisation | Arbeitszeit, Arbeitsablauf, Kommunikation |
| Soziale Beziehungen | Führungsverhalten, Konflikte, Kollegen |
| Arbeitsumgebung | physikalische Faktoren mit psychischer Wirkung (Lärm, Klima) |
| Neue Arbeitsformen | mobiles Arbeiten, ständige Erreichbarkeit |
| Weitere Faktoren | emotionale Anforderungen, traumatische Ereignisse |
Anmerkung zu Schnittmengen: Lärm gehört technisch zur körperlichen GBU (Hörschäden), kann aber psychisch belasten (Konzentration, Stress). In der Praxis trennt man trotzdem in zwei Beurteilungen, weil die Maßnahmenwelten verschieden sind.
Die 7 Schritte einer Gefährdungsbeurteilung (gilt für beide Welten)
Die Schrittfolge ist seit der GDA-Leitlinie 2017 in Deutschland einheitlich. Egal ob körperlich oder psychisch, egal ob mit Word-Vorlage oder digital.
Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erfassen
Welche Arbeitsplätze gibt es? Welche Tätigkeiten finden dort statt? Mehrere ähnliche Arbeitsplätze (z. B. Sachbearbeiter-Büro) kann man zu einer Beurteilungseinheit zusammenfassen.
Gefährdungen ermitteln
Welche Gefährdungen können auftreten? Hier kommt die Spezifik: körperlich (z. B. Heben), psychisch (z. B. Termindruck). Quellen: BG-Kataloge, GDA-Leitlinien, Mitarbeiter-Befragung.
Gefährdungen beurteilen
Wie hoch ist das Risiko? In der Regel zwei Dimensionen — Schadensschwere und Eintrittswahrscheinlichkeit. Ergebnis: niedrig, mittel, hoch (Ampel).
Maßnahmen festlegen
Was muss konkret getan werden, um das Risiko zu senken? Reihenfolge nach STOP-Prinzip: Substitution, technisch, organisatorisch, personenbezogen. Beispiel psychisch: Statt „mehr Resilienz-Training“ lieber „Schichtsystem ändern“ — wirkt strukturell.
Maßnahmen umsetzen
Wer macht was bis wann? Verantwortlich, Frist, Budget — schriftlich. Eine PGB ohne Maßnahmenumsetzung ist nach §3 Abs. 2 ArbSchG nicht vollständig erfüllt.
Wirksamkeit prüfen
Hat die Maßnahme das Problem gelöst? In welchem Zeitraum wird geprüft? Bei psychischen Maßnahmen sinnvoll: Re-Befragung nach 6–12 Monaten.
Fortschreibung und Dokumentation
Alle Schritte dokumentiert, mit Datum und Verantwortlichem, plus Festlegung des nächsten Beurteilungszeitpunkts. Dokumentationspflicht aus §6 ArbSchG.
Wie oft musst Du die GBU machen — Pflicht-Anlässe und Praxis
Das Gesetz nennt keinen festen Rhythmus. Was es nennt: Anlässe, bei denen die GBU neu zu erstellen oder anzupassen ist (§3 Abs. 3 ArbSchG).
- Neuer Arbeitsplatz oder neue Tätigkeit
- Wesentliche Veränderung der Arbeitsmittel, -verfahren, -organisation (z. B. neue Maschine, neues Schichtsystem, Restrukturierung)
- Neue Erkenntnisse zu Gefährdungen (z. B. nach einem Unfall oder einer arbeitsmedizinischen Anzeige)
- Veränderte rechtliche Grundlagen
Für die psychische GBU hat sich ein 2-Jahres-Rhythmus als Best Practice etabliert. Behörden und Arbeitsschutzbehörden sehen das wohlwollend; bei längeren Intervallen (3+ Jahre) wirst Du im Audit erklären müssen, warum nicht öfter.
Für die körperliche GBU ist die Frequenz stärker branchenabhängig: Bau- und Produktion typischerweise jährlich, Büro-Tätigkeit oft alle 3–5 Jahre, wenn sich nichts verändert.
Was passiert bei Nichterfüllung — die ehrliche Antwort
Routine-Begehung durch BG oder Gewerbeaufsichtsamt.
Der Prüfer fragt nach der GBU. Liegt keine vor: Mängelanzeige, Frist zur Nachholung. Bei Wiederholung oder Vorsatz: Bußgeld bis 30.000 € pro Fall (§25 ArbSchG). Realistisch je nach Behörde und Betriebsgröße: 5.000–10.000 €.
Arbeitsunfall oder arbeitsmedizinische Anzeige.
Bei Personenschaden oder gemeldeter berufsbedingter Erkrankung prüft die BG, ob eine GBU vorlag und ob die festgestellten Gefährdungen adressiert wurden. Falls nicht: Regress gegen den Arbeitgeber, bis hin zur strafrechtlichen Verfolgung wegen fahrlässiger Körperverletzung (§229 StGB) oder fahrlässiger Tötung (§222 StGB). Solche Verfahren laufen jedes Jahr.
Konflikt mit dem Betriebsrat oder einzelnen Mitarbeitenden.
Der Betriebsrat hat ein Initiativrecht zur Gefährdungsbeurteilung (§87 BetrVG). Mitarbeitende haben ein Beschwerderecht bei der Arbeitsschutzbehörde. Wird die psychische GBU systematisch nicht gemacht und wird zum Streitpunkt: Du verlierst.
Wirtschaftlich kommt hinzu: psychische Erkrankungen waren laut BAuA 2024 der zweitstärkste Krankheitsblock. Ein Betrieb, der die psychische GBU nicht macht, lässt einen messbaren Hebel auf den Krankenstand liegen — der durchschnittliche Krankenstand 2024 lag bei 20,8 Tagen pro Mitarbeitenden und Jahr.
Vorlage oder Tool — wie Du entscheidest
- Du hast unter 10 Mitarbeitende und keinen Betriebsrat
- Du machst die psychische GBU zum ersten Mal und willst Dich orientieren
- Du brauchst kurzfristig etwas Greifbares vor einer Begehung
- Du hast 25+ Mitarbeitende — manuelle Auswertung wird unwirtschaftlich
- Du hast einen Betriebsrat — Anonymitätsnachweis ist mit externer Lösung einfacher
- Du planst die GBU als wiederkehrenden Prozess (alle 2 Jahre) — einmal eingerichtet, dauerhaft nutzbar
Für die körperliche GBU empfehlen wir keine Software-Lösung als Best Practice — hier sind branchenspezifische BG-Kataloge plus Begehung durch FaSi + Betriebsarzt der gangbarere Weg.
Was nach der GBU kommt — und wo die meisten Betriebe scheitern
§3 Abs. 2 ArbSchG verlangt nicht nur die Erfassung, sondern die Ableitung wirksamer Maßnahmen. Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe scheitern: GBU wird erstellt, Bericht wandert in den Ordner, Maßnahmen werden „später“ geplant — und sind nach einem Jahr immer noch nicht umgesetzt.
Wirtschaftlich macht das doppelt keinen Sinn. Erstens, weil die Pflicht nicht erfüllt ist. Zweitens, weil zwei steuerliche Hebel ungenutzt bleiben:
- §3 Nr. 34 EStG — bis zu 600 €/Mitarbeitendem/Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Maßnahme nach §20/20b SGB V zertifiziert ist (Stressmanagement, Bewegungsprogramme, mentale Gesundheit).
- §8 Abs. 2 EStG — Sachbezugsfreigrenze 50 €/Monat, u. a. für die betriebliche Krankenversicherung nutzbar.
Beide Töpfe sind unabhängig voneinander und vollständig kombinierbar. Mit unserem Schwesterprodukt VitalPro schließen wir genau diese Lücke: Wir übersetzen die Ergebnisse Deiner PGB in ein konkretes betriebliches Gesundheitskonzept — bKV mit Vorsorgebausteinen, Mental-Health-App, Facharzt-Navigation, betriebliche Altersvorsorge — und stellen sicher, dass es die zwei Steuer-Töpfe maximal nutzt.
Branchen-Hinweise (Kurzübersicht)
Die häufigsten Branchen und ihre Besonderheit bei der psychischen GBU. Branchen-Tiefe folgt in Sprint 2/3 als eigene Subpages.
Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung
Gilt die GBU-Pflicht auch für Solo-Selbstständige?
Nein — solange Du keine Mitarbeitenden hast, gilt die Pflicht aus §5 ArbSchG nicht. Sobald Du jemanden anstellst (auch Minijob, auch Praktikum), beginnt die Pflicht.
Was kostet eine Gefährdungsbeurteilung?
Sehr unterschiedlich. Wenn Du die psychische GBU selbst mit PDF-Vorlage machst: 0 € plus Deine Zeit. Mit MindCheck: 399–1.799 € einmalig, je nach Mitarbeiterzahl. Mit externem Dienstleister (FaSi + Beratung): 1.500–5.000 € für eine Komplettbeurteilung in einem KMU. Die körperliche GBU ist meist im Servicepaket der FaSi enthalten (Pflichtleistung nach §11 ASiG).
Bin ich verpflichtet, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit zu haben?
Ja, sobald Du Mitarbeitende beschäftigst (§5 ASiG). Bei Kleinbetrieben (bis 50 MA) kann das oft mit dem alternativen Modell der BG abgedeckt werden — die BG schult Dich selbst, Du übernimmst Teil-Aufgaben, externe FaSi kommt nur in definierten Anlässen. Das senkt die Kosten erheblich. Die GBU selbst musst Du trotzdem durchführen.
Reicht eine Excel-Tabelle als Dokumentation?
Formal ja — §6 ArbSchG verlangt eine geeignete Form. In der Praxis ist Excel anfällig für Fehler (Versionierung, Auswertung, Anonymität) und wird bei Audits oft kritisiert. Empfehlung: für unter 10 MA reicht es, darüber wechseln auf strukturierteres Format (PDF-Bogen, Tool, Branchen-Vorlage der BG).
Muss ich Mitarbeitende über die GBU informieren?
Ja. §6 Abs. 1 ArbSchG verlangt, dass die GBU im Betrieb bekannt gemacht wird. In der psychischen GBU geht das praktisch zwingend über eine Befragung — sie ist ohne Mitarbeiter-Beteiligung methodisch nicht durchführbar.
Kann ich die GBU rückwirkend machen?
Du musst sie machen — wenn das jetzt geschieht, ist das immer noch besser als nie. Aber: Wenn in der Zwischenzeit ein Unfall passiert ist, ist das Versäumnis dokumentiert und kann gegen Dich verwendet werden. Tu es lieber heute als morgen.
Was, wenn ich die GBU schon vor 5 Jahren gemacht habe?
Wahrscheinlich nicht mehr aktuell. §3 Abs. 3 ArbSchG verlangt Fortschreibung. Wenn sich wesentliche Dinge verändert haben (Mitarbeiterstand, Arbeitsorganisation, neue Tätigkeiten, Pandemie-Effekte, Homeoffice-Anteile), bist Du faktisch in der Fortschreibungspflicht.
Ist die GBU der Datenschutzbehörde mitzuteilen?
Nein. Sie ist betriebsintern. Es kann aber sein, dass die Verarbeitung von Mitarbeitenden-Antworten datenschutzrechtlich zu dokumentieren ist (Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO) — bei MindCheck ist das durch den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgedeckt, bei eigener Excel-Strecke übernimmst Du das selbst.
Wie ist das mit Homeoffice — muss ich Bildschirmarbeitsplätze in Privatwohnungen beurteilen?
Ja, dem Grundsatz nach — der Arbeitsplatz unterliegt der GBU, egal wo er physisch steht. Für Homeoffice gibt es eine vereinfachte Beurteilungsmöglichkeit (Selbstauskunft der Mitarbeitenden). Die BAuA hat dazu Praxis-Leitfäden veröffentlicht.
Was ist der Unterschied zwischen GBU, GBpsych, PGB, GefBeu, ArbSchutz-Beurteilung?
Alles dasselbe — verschiedene Abkürzungen. GBU = Gefährdungsbeurteilung (Oberbegriff). GBpsych / PGB = psychische Gefährdungsbeurteilung. „GefBeu“ und „ArbSchutz-Beurteilung“ sind ältere oder regionale Varianten. In der Behördensprache hat sich „Gefährdungsbeurteilung“ plus „psychische Belastung“ durchgesetzt.
Hilft die Krankenkasse bei der GBU?
Bei der körperlichen GBU: nein. Bei der psychischen: indirekt — Krankenkassen sind verpflichtet, betriebliche Gesundheitsförderung nach §20b SGB V mit mindestens 3,15 €/Versicherten/Jahr zu unterstützen. Das finanziert nicht die GBU selbst, sondern Maßnahmen, die aus ihr abgeleitet werden. Genau hier setzt VitalPro an.
Wer prüft mich auf die GBU?
Drei mögliche Stellen: Berufsgenossenschaft (Schwerpunkt Branchen-BG), Gewerbeaufsichtsamt (länderbezogen, Schwerpunkt Generalkontrolle), Landesamt für Arbeitsschutz. Häufigster Anlass für eine Prüfung: Routine-Begehung oder Folgemaßnahme nach Unfall/Beschwerde.